Què és la postil·la de la Haia? Països que la demanen, documents que cal postil·lar i més

Si heu arribat a aquest post, és probable que no hàgiu trobat informació suficient o prou clara sobre què és la postil·la de la Haia. Això pot ser perquè, en la legalització de documents oficials entre països diferents, de vegades es demana i d’altres no, i això suscita dubtes. Cal postil·lar sempre un document oficial perquè sigui vàlid en un altre país? O només en alguns països? Si és només en alguns països, es demana per a tots els documents? Què és exactament la postil·la de la Haia? Ara provarem d’aclarir-ho.

Un procediment per simplificar la legalització

Els documents públics, com ara les partides de naixement, els diplomes acadèmics, els certificats d’antecedents penals o els poders notarials, són emesos per les autoritats competents d’un país i tenen validesa legal dins d’aquell país. Això no obstant, quan cal fer-los servir a l’estranger, per exemple, per cobrar una herència, acordar un conveni regulador en un divorci amb fills o obtenir una llicenciatura en un altre país, pot ser necessari legalitzar-los perquè siguin reconeguts com autèntics i vàlids al país de destinació.

Abans que entrés en vigor el Conveni de la Haia el 1961, per legalitzar un document calia fer diversos passos que podien ser lents i costosos perquè implicaven la participació de diversos organismes, com ara un consolat i un notari en tots dos països (el d’origen i el de destinació). Amb la signatura d’aquest conveni, els països signants van unificar aquest procés i el van simplificar mitjançant la creació d’una postil·la: una acotació o anotació que dona validesa a un document. Per exemple, les postil·les es fan servir en la glossa de textos, en què adopten forma d’acotació que comenta, interpreta o completa aquests textos. Així, doncs, la postil·la de la Haia certifica l’autenticitat de la signatura dels documents públics expedits en un país signant del conveni.

A la postil·la hi apareixen dades com el país d’origen del document, qui l’ha subscrit, el segell de l’administració en nom de la qual s’ha subscrit, un número de sèrie, la data i la signatura.

Països signants del Conveni de la Haia

Entre els països signants del Conveni de la Haia hi ha tots els països de la Unió Europea, Andorra, Austràlia, Brasil, els Estats Units, l’Índia, el Japó, el Marroc, Noruega, el Regne Unit, Rússia, Suïssa, Turquia i Ucraïna, entre altres. En aquest document podem trobar el llistat complet, actualitzat l’any 2021.

Això és vàlid per a 124 dels 195 països reconeguts del món. En canvi, altres països amb els quals Espanya manté relacions habitualment com el Canadà o el Pakistan requereixen procediments de legalització específics.

Legalització sense postil·la de la Haia

Per tal que els documents entre països no signants del Conveni de la Haia (o entre un que sí que ho és i un que no) tinguin efecte a l’altre país, és necessari un procediment anomenat «via diplomàtica», que consisteix en procediments com els que esmentàvem per a abans de 1961.

Per exemple, en el cas de documents expedits al Canadà, pot ser necessari seguir un procediment o un altre segons la província d’origen. Així, l’ambaixada espanyola a Ottawa pot legalitzar directament documents expedits en aquella demarcació; per a altres zones, en canvi, cal informar-se mitjançant el consolat d’Espanya a Toronto o a Montreal. Així mateix, el tipus de legalització pot variar segons el tipus de document: un expedient acadèmic o un títol acadèmic, un títol universitari o no universitari, etc.

Com se sap quin procediment de legalització cal seguir en cada cas?

És molt difícil saber per endavant quin tipus de legalització requereix cada tipus de document. Com acabem d’apuntar, fins i tot en països signants del Conveni de la Haia determinats documents requereixen postil·la, mentre que en altres casos n’hi ha prou de presentar una traducció jurada a l’autoritat competent.

El que tenen tots en comú és que són documents públics que poden ser emesos per l’administració pública (registre civil o mercantil, hisenda, seguretat social, etc.), un organisme educatiu (universitat, institut, etc.) o un notari o lletrat (tot i que depèn del país), entre altres. D’una altra banda, els documents privats (un contracte entre dues empreses, la pòlissa d’una assegurança, etc.) han de ser certificats per un notari i és aquesta certificació la que els converteix en públics que caldrà legalitzar. Els documents expedits per funcionaris públics o consulars no necessiten postil·lar-se perquè, com hem indicat anteriorment, aquests funcionaris ja tenen autoritat perquè aquest document es consideri vàlid.

La institució de destinació és qui ha d’indicar quins requisits es demanen, ja que és la que haurà d’acceptar el document com a vàlid. Si el document és necessari per ser admès en una universitat, aquesta és qui ha d’indicar els procediments pels quals ha de passar la documentació. Si s’ha de reclamar una herència, l’advocat del reclamant és qui s’ha d’informar dels requisits de les autoritats judicials del país de destinació.

La traducció de la postil·la i dels documents postil·lats

Ja hem explicat que la postil·la dona validesa a la signatura del document expedit al país d’origen. Tanmateix, això no sempre és suficient perquè el document tingui efecte al país de destinació, sobretot si aquest país té una llengua oficial diferent de la del país d’origen. Per això se sol necessitar també una traducció del document postil·lat feta per un traductor jurat, certificat pel Ministeri d’Afers Externs o l’autoritat equivalent. No obstant això, també en aquest cas el procés depèn del tipus de document i de tràmit, així com de la institució que l’hagi d’acceptar. I no només això: tot i que no és habitual, de vegades pot ser necessària la traducció de la postil·la (és a dir, de l’anotació que certifica l’autenticitat de la signatura del document); de fet, alguns cops es fa aquesta traducció per si de cas, perquè la postil·la sol ser molt curta i el preu de la traducció jurada gairebé no varia. Entre països que comparteixen idioma oficial, per exemple, entre Espanya i els països hispanoamericans, això no és necessari.

És important remarcar que la postil·la no certifica l’autenticitat de la traducció, sinó del document original. L’autenticitat de la traducció la certifica el traductor jurat, que té la capacitat de fer-ho perquè ha superat les proves que exigeix el ministeri corresponent.

Per tant, el procediment de postil·la i de traducció és el següent:

• Es postil·la el document original al país d’expedició.
• Es tradueix el document original i, habitualment, també la postil·la.
• El traductor jurat posa el segell per donar fe de l’autenticitat del document traduït.

On s’aconsegueix la postil·la?

A Espanya la postil·la de la Haia es pot sol·licitar presencialment al Ministeri de Justícia i a les seves delegacions territorials emplenant un full de sol·licitud. En el cas dels documents notarials, s’ha de sol·licitar davant del col·legi notarial corresponent. En altres països el procediment pot variar. Vet aquí alguns exemples: al Regne Unit l’autoritat competent per emetre postil·les és la UK Foreign, Commonwealth & Development Office, mentre que a Alemanya ens hem d’adreçar a organismes diferents depenent de cada land.

On puc traduir un document postil·lat?

Fer l’encàrrec a una agència de traductors amb bones referències és la millor manera d’aconseguir una traducció jurada adequada, ja que aquesta agència garanteix que es compleixen tots els requisits perquè el tràmit es dugui a terme sense problemes. A Ampersand tenim mes de 25 anys d’experiència amb milers de documents traduïts a més de 60 combinacions d’idiomes perquè tinguin efecte en qualsevol país del món.

Crèdits de la imatge:

Autor: Ministry of Foreign Affairs of Armenia. Any: 2008. Títol: Apostille Armenia. Tipus d’imatge: PNG. Recuperat de: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Apostille_Armenia.png