¿Qué es la apostilla de La Haya? Países que la piden, documentos que apostillar y más
Si has llegado a este post, es probable que no hayas encontrado información suficiente o lo bastante clara sobre qué es la apostilla de La Haya. Esto puede ser porque, en la legalización de documentos oficiales entre países distintos, en algunas ocasiones se pide y en otras no, y esto suscita dudas. ¿Hay que apostillar siempre un documento oficial para que sea válido en otro país? ¿O solo en algunos países? Si es en algunos países solamente, ¿se pide para todos los documentos? ¿Qué es exactamente la apostilla de La Haya? Vamos a intentar aclararlo.
Un procedimiento para simplificar la legalización
Los documentos públicos, como las actas de nacimiento, los diplomas académicos, los certificados de antecedentes penales o los poderes notariales, son emitidos por las autoridades competentes de un país y tienen validez legal dentro de ese país. Sin embargo, cuando es necesario utilizarlos en el extranjero para, por ejemplo, cobrar una herencia, acordar un convenio regulador en un divorcio con hijos u obtener una licenciatura en otro país, es posible sea necesario legalizarlos para que sean reconocidos como auténticos y válidos en el país de destino.
Antes de la entrada en vigor del Convenio de La Haya en 1961, para legalizar un documento se tenían que hacer varios pasos que podían ser lentos y costosos porque implicaban la participación de varios organismos como, por ejemplo, un consulado y un notario en ambos países (el de origen y el de destino). Con la firma de este convenio, los países firmantes unificaron este proceso y lo simplificaron mediante la creación de una apostilla: una acotación o anotación que da validez a un documento. Por ejemplo, las apostillas se utilizan en la glosa de textos, donde adoptan forma de acotación que comenta, interpreta o completa esos textos. Así pues, la apostilla de La Haya certifica la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un país firmante del convenio.
En la apostilla aparecen datos como el país de origen del documento, quién lo ha suscrito, el sello de la administración en nombre de la cual se ha suscrito, un número de serie, la fecha y la firma.
Países firmantes del Convenio de La Haya
Entre los países firmantes del Convenio de La Haya se encuentran todos los países de la Unión Europea, así como Andorra, Australia, Brasil, Estados Unidos, India, Japón, Marruecos, Noruega, Reino Unido, Rusia, Suiza, Turquía y Ucrania, entre otros. En este documento se puede encontrar el listado completo, actualizado a 2021.
Esto es válido para 124 de los 195 países reconocidos del mundo. En cambio, algunos países con los que España mantiene relaciones habituales como Canadá o Pakistán requieren procedimientos de legalización específicos.
Legalización sin apostilla de La Haya
Para que los documentos entre países no firmantes del Convenio de La Haya (o entre uno que lo es y otro que no) surtan efecto en el otro país, se requiere un procedimiento llamado «vía diplomática», que consiste en procedimientos como los que mencionábamos para antes de 1961.
Por ejemplo, en el caso de documentos expedidos en Canadá puede ser necesario seguir un procedimiento u otro según la provincia de origen. Así, la embajada española en Ottawa puede legalizar directamente documentos expedidos en esa demarcación; en cambio, para otras zonas hay que informarse a través del consulado de España en Toronto o en Montreal. Asimismo, el tipo de legalización puede variar según el tipo de documento: un expediente académico o un título académico, un título universitario o uno no universitario, etc.
¿Cómo se sabe qué procedimiento de legalización hay que seguir en cada caso?
Es muy difícil saber de antemano qué tipo de legalización requiere cada tipo de documento. Como acabamos de apuntar, incluso en países firmantes del Convenio de La Haya, determinados documentos requieren apostilla, mientras que en otros casos basta con presentar una traducción jurada ante la autoridad competente.
Lo que tienen todos en común es que son documentos públicos que pueden ser emitidos por la administración pública (registro civil o mercantil, hacienda, seguridad social, etc.), un organismo educativo (universidad, instituto, etc.) o un notario o letrado (aunque depende del país), entre otros. Por otro lado, los documentos privados (un contrato entre dos empresas, la póliza de un seguro, etc.) deben ser certificados por un notario, y es esta certificación la que los convierte en públicos que deberán ser legalizados. Los documentos expedidos por funcionarios públicos o consulares no necesitan apostillarse porque, como hemos apuntado anteriormente, estos funcionarios ya tienen autoridad para que ese documento se considere válido.
La institución de destino es quien debe indicar qué requisitos se piden, ya que es la que deberá aceptar el documento como válido. Si el documento es necesario para ser admitido en una universidad, esta es la que debe indicar los procedimientos por los que debe pasar la documentación. Si se va a reclamar una herencia, el abogado del reclamante es quien debe informarse de los requisitos de las autoridades judiciales del país de destino.
La traducción de la apostilla y de los documentos apostillados
Ya hemos explicado que la apostilla da validez a la firma del documento expedido en el país de origen. Sin embargo, esto no siempre es suficiente para que el documento surta efecto en el país de destino, sobre todo si este tiene un idioma oficial distinto al del país de origen. Por eso se suele necesitar también una traducción del documento apostillado por parte de un traductor jurado, certificado por el Ministerio de Asuntos Exteriores u otra autoridad equivalente. Sin embargo, también en este caso el proceso depende del tipo de documento y del trámite, así como de la institución que deba aceptarlo. Y no solo eso: aunque no es habitual, a veces puede ser necesaria la traducción de la apostilla (es decir, de la anotación que certifica la autenticidad de la firma del documento); de hecho, a veces se realiza dicha traducción por si acaso, ya que la apostilla suele ser muy breve y el costo de la traducción jurada apenas varía. Entre países que comparten el mismo idioma oficial, como por ejemplo, entre España e Hispanoamérica, esto no es necesario.
Es importante destacar que la apostilla no certifica la autenticidad de la traducción, sino del documento original. La autenticidad de la traducción la certifica el traductor jurado, quien tiene la capacidad de hacerlo porque ha superado los exámenes requeridos por el ministerio correspondiente.
Por lo tanto, el procedimiento de apostilla y traducción es el siguiente:
- Se apostilla el documento original en el país de expedición.
- Se traduce el documento original y, normalmente, también la apostilla.
- El traductor jurado coloca su sello para dar fe de la autenticidad del documento traducido.
¿Dónde se obtiene la apostilla?
En España, la apostilla de La Haya se puede solicitar de forma presencial en el Ministerio de Justicia y en sus delegaciones territoriales, completando un formulario de solicitud. En el caso de los documentos notariales, se debe solicitar ante el colegio notarial correspondiente. En otros países, el procedimiento puede variar. Aquí tienes algunos ejemplos: en el Reino Unido, la autoridad competente para emitir apostillas es la Oficina de Asuntos Exteriores, la Mancomunidad y el Desarrollo; mientras que en Alemania, debemos dirigirnos a organismos diferentes dependiendo de cada estado federado.
¿Dónde puedo traducir un documento apostillado?
La mejor manera de obtener una traducción jurada adecuada es encargarlo a una agencia de traductores con buenas referencias, ya que dicha agencia garantiza el cumplimiento de todos los requisitos para que el trámite se realice sin problemas. En Ampersand, contamos con más de 25 años de experiencia, habiendo traducido miles de documentos en más de 60 combinaciones de idiomas para que sean válidos en cualquier país del mundo.
Créditos de la imagen:
Autor: Ministry of Foreign Affairs of Armenia. Año: 2008. Título: Apostille Armenia. Tipo de imagen: PNG. Recuperado de: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Apostille_Armenia.png
